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Datenschutzordnung der Kolpingfamilie/Kolpingkapelle Stromberg
(Stand 21.5.2018)

Allgemeine Grundsätze
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird durch den geschäftsführenden Vorstand gewährt.
Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO). Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).
Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Social Media Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.
Beitritt zum Verein
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:
 Vor- und Zuname
 Geschlecht
 Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
 Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
 Geburtsdatum
 Bankverbindung
 Instrument
Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
Austritt aus dem Verein
Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor
der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereinsbzw.
verbandsinternen Zwecken verwendet werden.
Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung
Als Mitglied des Kreismusikverbandes Bad Kreuznach und Mitglied der Kolpingsfamilie Köln
ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den übergeordneten Kreisverband
bzw die Kolpingsfamilie Köln zu melden. Die Datenweitergabe an den Kreisverband, einem
Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. §3 Abs. 4 Satz 2
Nr. 3 BDSG dar.
Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des
Kreisverbandes.
Dies sind insbesondere bei aktiven Mitglieder folgende Daten:
 Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
 Ehrungsdaten (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)
 Qualifikationen (z.B. D-Prüfungen)
 Instrument
 Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft
 Mitwirkung in Orchestergruppierungen des Vereins
Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung
(Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder), werden die vollständige Adresse mit
Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein
übermittelt.
Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche
Meldung übermittelt.
Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten
Kreisverband, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden
dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung
der Mitglieder des Vereins.
Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten
Verfahren.
Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände
Als Mitglied des Kreismusikverbandes Bad Kreuznach und Mitglied der Kolpingsfamilie Köln
kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden
Anlässen an den Kreisverband übermitteln:
 Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung des Kreisverbandes oder
weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum,
Ehrungshistorie
 Anmeldung zu Lehrgängen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen:
Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum
 Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des Kreisverbandes oder weiterer
Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum
Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten
Verfahren.
Pressearbeit
Der Verein informiert die Tagespresse über Prüfungsergebnisse und besondere Ereignisse.
Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht. Des
Weiteren werden von verschiedenen Veranstaltungen Bilder sowohl auf der Homepage des
Vereins als auch auf Facebook veröffentlicht.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen
Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das
widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des
widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.
Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder
Der Vorstand macht Geburtstage und besondere Ereignisse des Vereinslebens
(Durchführung und Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten) der
Mitglieder in der Probe bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten
veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer
solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug
auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung.
Mitgliederverzeichnisse
werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein
nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die
Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die
Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der
Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht
zu anderen Zwecken verwendet werden.
Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum
Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit
Rheinland-Pfalz zur Verfügung.
Die Beschwerde kann online unter
https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/onlineservices/
beschwerdeformular/
eingereicht werden.